مضامین کلیدی در مفهوم چابکی

به نقل از جعفر نژاد و شهائی (۱۳۸۶) : برای چابکی در سازمان، چهار مفهوم کلی تعریف می شود:

مدیریت شایستگی‌های کلیدی، سازمان مجازی ، قابلیت نوسازی سازمان ، و سازمان دانش محور .

مدیریت شایستگی‌‌های کلیدی: نخستین ‌مفهوم نهفته در پارادایم چابکی، شایستگی‌های کلیدی است. مثلا، شایستگی‌های‌ کلیدی ‌نیروی ‌‌انسانی عبارتست از: مهارت‌ها، معلومات، رفتارها و تجربه‌ها. با سرمایه‌گذاری‌در تعلیم و تربیت نیروی انسانی می‌توان شایستگی‌های کلیدی کارکنان و در نتیجه قابلیت‌های سازمان را افزایش و توسعه داد زیرا نیروی انسانی از منابع مهم سازمان محسوب می‌شود و اهمیت آن در تئوریهای پیشرفته مدیریت روز به روز بیشتر و حیاتی‌تر می‌شود. شایسته محوری به دلیل اهمیت استراتژیک و منافع بلندمدت آن، باید منجر به ایجاد این شرایط سه‌گانه شود:

۱) قابلیت پذیرش ریسک زیاد؛

۲) رسیدن به بینش وسیعی درباره بازارها؛

۳) غنی‌سازی ارزش‌های مشتری در محصولات نهایی، به طوریکه اقتباس و کپی‌برداری از محصولات

برای رقبا مشکل و دشوار باشد.

البته، ایجاد شایسته ‌محوری، کار چندان ساده‌ای نیست. مدیریت باید از مسئولیتی منحصربه‌فرد در قبال مهارتهای اصلی و نیز کسب دانش و معلومات در سازمان برخوردار باشد. لازم است این کار باید با لیست‌کردن قابلیت‌های اساسی سازمان آغاز شده، تا حلقه‌های مفقوده مشخص شود. حلقه‌های مفقوده به وسیله همکاری و اتحاد با سایر سازمان‌ها احیاء می‌شود. همکاری در جایی که سازمان همسطح و همتراز رقبای خود می‌باشد، خیلی مهم و ارزنده است. این مسئله اشاره به این امر دارد که در حالت ایده‌آل، چابکی، رقابت و همکاری یک سازگاری دو طرفه و متقابل است. همکاری بین سازمان‌ها امکان پاسخگویی سریع به تقاضاهای متنوع را فراهم می‌سازد. (شهائی، جعفر نژاد،۱۳۸۶).

سازمان مجازی: مصداق و نمونه بارز یک سازمان چابک، استفاده از ساختار مجازی است. سازمان مجازی در فرهنگ مدیریت واژه‌ای نو است که شکل و گونه جدیدی از سازمان را معرفی می‌کند. تغییرات گسترده و پیشرفتهای به دست آمده در عرصه فناوری اطلاعات در چند دهه گذشته، ضرورت تجدید نظر در مسائل مختلف از جمله ساختار سازمانی را اجتناب ناپذیر کرده است. به کارگیری فناوریهای اطلاعاتی نظیر: اینترنت، پست الکترونیکی و نیز فراگیر شدن استفاده از کامپیوتر باعث شده تا شکلهای سازمانی جدیدی پا به عرصه وجود بگذارند که ماهیتی کاملا متفاوت با سازمانهای سنتی، بزرگ و دیوانسالار دارند. ساختار این سازمانها به صورت واحدهای کوچک ، خودکفا و منعطف ، همراه با سیستم‌های ارتباطی پیشرفته است. از ویژگیهای سازمان مجازی می‌توان به رقابت جهانی، ایجاد انگیزه در نیروی انسانی، استفاده بیشتر از تکنولوژی ارتباطات، تغییر ساختار سازمانی، کارآفرینی، طراحی مجدد مشاغل، حمایت از حسابرسی اجتماعی و حفاظت از محیط زیست، تاکید بر نرم افزار به جای سخت افزار و پویایی فرایند خط‌ مشی ‌گذاری اشاره کرد. (شهائی، جعفر نژاد،۱۳۸۶).

در سازمان مجازی عامل مهمی که مجازی بودن را تعیین می کند، واگذاری فعالیتها به سازمان های دیگر و تأمین کالاها و خدمات با همکاری و مشارکت واحدهای خارج از سازمان است. هر اندازه این واگذاری یا برون‌سپاری گسترده‌تر باشد سازمان بیشتر به سوی مجازی شدن حرکت کرده است. بنا به فرض، سازمانی که تا اندازه‌ای کارها را به واحدهای داخلی تفویض کرده است، سازمان مجازی محدود محسوب می‌شود و سازمانی که اغلب قریب به اتفاق، فعالیتهای خود را به سازمان‌های بیرونی واگذار کرده، سازمان مجازی کامل است. درکل، سازمان‌های پارندی، سازمانهای شبکه ای و سازمانهای بدون مرز و به تازگی سازمانهای سه وجهی شبدری، همه روایتهای متفاوتی از مقوله سازمان مجازی هستند. (شهائی، جعفر نژاد،۱۳۸۶).

قابلیت تجدید ساختار: سازمانهای چابک به آسانی می‌توانند تغییر قابل‌توجهی را در تمرکز، متنوع‌سازی و نوسازی کسب و کار خود برای تسریع در رسیدن به یک هدف مخصوص ایجاد کنند؛ به گونه‌ای که این امر بتواند فرصتهای گرانبهایی را برای سازمان به وجود آورد. این سازمان‌ها قادر به پیشدستی در رقابت هستند و کلید این امر، ایجاد یک برنامه استراتژیک است که نقشه وسیعی از تواناییها، قابلیت‌ها و مهارتهای اصلی سازمان را نمایان می سازد. این نوع از سازمانها دارای موقعیت‌ خوبی بوده ، امتیازاتی از قبیل سرعت، به دست آوردن بازار پیش از رقبا از راه محصولات جدید، و چابکی را از راه فراهم‌آوردن محصولات موردنیاز مشتریان پیش از ایجاد و مطرح شدن نیاز آنان‌ دارند. برای ‌این‌ منظور، مدیریت ‌باید در تکنولوژیهایی سرمایه‌گذاری‌ کند که‌ در سطح ‌کارخانه انعطاف‌پذیری عملیاتی ایجاد می‌کنند. (شهائی، جعفر نژاد،۱۳۸۶).

سازمان دانش‌محور: صاحب‌نظران تعریفهای زیادی را از دانش در سطح سازمان ارائه کرده‌اند که شامل تجربه‌های افراد سازمان، گزارشها، بانک‌های اطلاعاتی و پرونده‌ها است. سازمان‌هایی که قصد چابک شدن را دارند باید نیروهای تربیت شده و دارای انگیزه خوب را با یک مجموعه درست از مهارت‌ها، تجربه و دانش ارتقاء دهند؛ به گونه‌ای که این امر جزء ضروری و جدا نشدنی از استراتژی شرکت قلمداد شود. اطلاعات و دانش در چنین سازمانی در اختیار نیروی کار بوده و بطور خلاصه می‌توان گفت که تفکر دانش به منزله قدرت است بر چنین سازمان‌هایی حکمفرماست. (شهائی، جعفر نژاد،۱۳۸۶).

۲-۳-۷ ویژگی های سازمان چابک

جعفر نژاد و شهایی به نقل از (کرویستو و یوسف ،۲۰۰۳): هدف سازمان چابک غنی سازی و ارج نهادن به مشتریان و کارکنان که اساسا برای این کار مجموعه ای از قابلیت ها را برای انجام واکنش های مناسب نسبت به تغییراتی که در محیط کسب و کار روی می دهد در اختیار دارد.هر چند شرایط کاری که درآن اکثر شرکتها خودشان را می یابند بر اساس تقاضای ناپایدار و غیر قابل پیش بینی و بالطبع افزایش ضرورت پیروی از چابکی ذکر می شود.از این رو مهمترین عامل محرک در چابکی تغییر است. حتی اگر تغییر مساله جدیدی نباشد تحولات امروز  با سرعتی بیش از گذشته روی می دهند.‌آشفتگی و عدم اطمینان در محیط کسب وکار به یکی از عوامل اصلی ناکامی در صنعت تبدیل شده است.تعداد انواع و نیز مشخصات یا ویژگی های تغییرات را نمی توان به علت نامحدود بودن آنها بسادگی عوض کرد.موسسات متفاوت با ویژگی های متفاوت تغییرات مختلفی را تجربه می نمایند که منحصر به خودشان است اما اصولا سازمان های چابک فراتر از انطباق با تغییرات می اندیشند و متمایل به استفاده از فرصتهای بالقوه در یک محیط متلاطم و کسب یک موقعیت مستحکم در ازای نوآوری ها و شایستگی های خود می باشند. سازمانهای چابک درباره ارضا نیازهای مشتری نیز به گونه ای دیگر می اندیشند.این سازمانها تنها محصولات خود را به فروش نمی رسانند بلکه سازوکار های براوردن نیاز های واقعی مشتریان را ارائه می کنند این سازمانها معتقدند که محصولاتشان کامل نیست و به منظور افزایش ارزش های دریافتی مشتریان از محصول یا ایجاد ارزش دریافتی افزوده برای آنان سعی در غنی سازی محصول خود دارند. این امر سبب غیر قابل دسترس شدن موقعیت سازمان های چابک برای رقبا می گردد،علاوه براین سازمانهای چابک بر طراحی یا توسعه محصولاتی متمرکز می شوند که بتواننند به نیازهای منحصر بفرد مشتریان پاسخ ویژه دهد(جعفر نژاد و شهایی،۱۳۸۶).

جعفر نژاد و شهایی به نقل از کافمن[۱] و هاردر[۲] (۱۹۹۸): شاخص های برجسته سازمان چابک را فرهنگ یاددهنده سرعت نوآوری ارتباطات در زمان واقعی سیستم های انطباق پذیر و مشارکت کارکنان می دانند. همچنان که یوسف (۱۹۹۲) بیان نمود چابکی تنها وسیله یکپارچگی سلسله مراتب نیازهای مشتریان در بافت محیط داخلی و خارجی سازمان حاصل می شود این امر بواسطه ی داشتن یک دیدگاه کل گرا نسبت به فناوری های پیشرفته همراه با تنومندی های داخلی که آنها را پردازش می کند و نیز از طریق کاربر سیستم  های اطلاعاتی میسر می شود  (جعفر نژاد و شهایی،۱۳۸۶).

هم چنین سازمان چابک بر راه های جدید هدایت سازمان جهت واکنش سریع و موثر نسبت به تغییرات توجه دارد، که البته این روشها تا حدود زیادی مبتنی بر محصولات و خدمات مورد نیاز مشتریان هستند. به بیان ساده تر، شالوده سازمان چابک عبارت است از هم سو کردن فناوری های اطلاعاتی، کارکنان، فرایندهای کاری و امکانات در یک سازمان همگن و انعطاف پذیر، تا در این صورت توانایی واکنش سریع نسبت به شرایط در حال تغییر فراهم گردد(تورنگ لین[۳] و همکاران،۲۰۰۵).

چابکی به توانایی تولید و فروش موفقیت آمیز دامنه گسترده ای از محصولات کم هزینه، باکیفیت، زمان های تاخیرکوتاه و تنوع اندازه محموله ها اشاره می کند که برای مشتریان متعدد و مشخصی از راه تولید مبتنی بر خواسته انبوه مشتری ایجاد ارزش می کند. در واقع، چابکی یک توانایی اساسی است که ایجاب می کند سازمان بتواند تغییرات موجود در محیط تجاری را احساس، دریافت، ملاحظه، تجزیه و تحلیل و پیش بینی کند و بنا به این تعریف، تولیدکننده چابک، دارای سازمانی است که دیدگاه وسیعی در مورد نظم نوی دنیای کسب و کار داشته، با توانایی ها و توانمندی های معدود خود به رویارویی با آشفتگی ها  و نابسامانی های نامحدود می پردازد و جنبه های مزیتی جریا های تغییر را تسخیر می کند. مزایای حاصل از بهبود و افزایش سطح چابکی سازمانی را می توان در موارد زیر خلاصه کرد (فتحیان و همکاران،۱۳۸۴):

پیشبرد سریعتر سازمان به سمت هدفهای از پیش تعیین شده؛

خدمت رسانی بهتر،کاهش قیمتها، و ثبات سازمان؛

کسب ارزش در قبال سرمایه گذاری در زمینه فناوری اطلاعات ؛

کاهش حجم بودجه اختصاصی در زمینه فناوری اطلاعات؛

برقراری هماهنگی لازم بین سرویس دهندگان فناوری اطلاعات ؛

توانایی سازمان در تغییر فرایندها و بهبود عملیات کاری؛

پاسخگویی سریعتر سازمان به نیازهای مشتری؛

افزایش رضایت خاطر کارکنان؛

پاسخگویی مناسب به تغییرات؛

توسعه چشمگیر مهارتهای کارکنان؛

افزایش ارزش های کاری و عملیاتی؛

توجه و تأکید بر کنترل سازمان؛

بهبود کنترل هزینه، و افزایش کارایی سازمان به دلیل کنترل و کاهش هزینه ها.

۲-۳-۸ اصول زیر بنایی چابکی

چابکی عبارتی جامع است که در تمامی زمینه های بنگاه از قبیل تولید، بازاریابی، طراحی، سازمان دهی و افراد نفوذ می کند.

(شهائی، جعفر نژاد،۱۳۸۶)به نقل از گلدمن (۱۹۹۴ ): گلدمن چابکی را در سه واژه ی واکنش استراتژیک ،تغییرات فراگیر وسیستم برجسته وغالب خلاصه میکند .وی براین باور است که چابکی یک واکنش فراگیر وکامل به تغییرات بنیادی است که درسیستم یا نظام حاکم بر رقابت کسب وکاری در اقتصاد طراز اول روی می دهد .گلدمن وهمکارانش که چابکی چهاراصل بهم پیوسته را در برمی گیرد که عبارت است از :انتقال ارزش به مشتریان ،مهارت یافتن در زمینه تغییر و عدم اطمینان ،تشریک مساعی در جهت افزایش رقابت پذیری وایجاد سازمان مجازی(شهائی، جعفر نژاد،۱۳۸۶).

[۱] Caffman