مناقصات از نظر روش دعوت اشخاص در فرایند مناقصه به دو دسته مناقصه عمومی و مناقصه محدود تقسیم می‌شوند. در مناقصه عمومی، اجرای مناقصه از طریق انتشار آگهی به اطلاع عموم مردم می‌رسد و اشخاص مختلف در صورت دارا بودن شرایط مندرج در آگهی می‌توانند در مناقصه شرکت کنند. اما در مناقصه محدود، انجام مناقصه با ارسال دعوتنامه به اشخاصی که مطابق مقررات قانونی صلاحیت شرکت در مناقصه را دارند، صورت می‌گیرد. پس از اعلان مناقصه، گزارش آن چه از طریق انتشار آگهی و چه از طریق ارسال دعوتنامه منتشر شده و پیشنهاد­های اشخاص ظرف مدتی که در اعلان مناقصه تعیین شده است، به محلی که در آگهی مشخص شده ارسال ‌می‌شود. مناقصه اعم از عمومی یا محدود، حسب آن که در آن نیازی به ارزیابی فنی پیشنهاد­های شرکت ‌کنندگان از نظر مناقصه گزار وجود داشته باشد یا خیر، به دو نوع مناقصه یک مرحله‌ای و مناقصه دو مرحله‌ای تقسیم می‌شود. در مناقصه های یک مرحله‌ای به تشخیص مناقصه گزار نیازی به ارزیابی فنی پیشنهادها نیست، اما در مناقصه های دو مرحله‌ای، پیشنهادها باید به لحاظ فنی بررسی شوند. در ارزیابی فنی پیشنهادها باید مشخصات، استانداردها، کارایی و سایر ویژگی‌های فنی پیشنهادها بررسی و ارزیابی شود تا پیشنهادهای قابل قبول انتخاب شوند. پیشنهادهای مناقصه گران علاوه بر ارزیابی فنی به لحاظ مالی و شکلی نیز بررسی می‌شوند تا مناسب ‌ترین پیشنهاد به لحاظ قیمت اعلام شود.

به طور خلاصه، فرایند انجام مناقصه صرف نظر از جزئیات آن حداقل دارای هفت مرحله است. مرحله نخست، تأمین منابع مالی است. اینکه مناقصه گزار میزان بودجه لازم برای خرید کالا یا خدمات مدنظر را تعیین و تأمین کند. مرحله دوم، تعیین نوع مناقصه است. در معاملات بزرگ، عمومی یا محدود بودن مناقصه و همچنین یک مرحله‌ای یا دو مرحله‌ای بودن آن توسط مناقصه گزار مشخص می‌شود. مرحله سوم، تهیه اسناد مناقصه که موضوع بحث ما می‌باشد و به طور مبسوط به آن می­پردازیم^[۱۶۵]. در این مرحله مناقصه گزار، فرم‌های مربوط به پیشنهادهای فنی و مالی را طراحی می‌کند که به منظور تکمیل اسناد مذکور در اختیار مناقصه گران قرار داده شود. مرحله چهارم به ارزیابی کیفی مناقصه گران اختصاص دارد. این مرحله در صورتی که مناقصه گزار ضرورت و مصلحت بداند که توان اجرای تعهدهای مناقصه‌گران را بررسی کند، صورت می‌پذیرد. مرحله پنجم، فراخوان مناقصه است. در این مرحله مناقصه‌گران از طریق انتشار آگهی و یا ارسال دعوت‌نامه برای شرکت در مناقصه دعوت می‌شوند. در مرحله ششم، پیشنهادها ارزیابی می‌شود. ارزیابی فنی، مالی و شکلی اسناد و پیشنهادها مناقصه‌گران مطابق مقررات قانونی توسط کمیته‌ها و کمیسیون مناقصه مرتبط صورت می‌پذیرد. مرحله هفتم و نهایی، برگزاری مناقصه ها، تعیین برنده مناقصه و انعقاد قرارداد است. هنگام ارزیابی مالی، مناقصه‌گری که مناسب‌ترین قیمت را پیشنهاد کرده باشد به عنوان برنده اول اعلام می‌شود برنده دوم نیز در صورتی اعلام می‌شود که تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول کمتر از مبلغ تضمین شرکت در مناقصه نباشد. علت اعلام برنده دوم آن است که چنانچه برنده اول از انعقاد قرارداد امتناع کند و یا ضمانت مرتبط با انجام تعهدات قرارداد را ارائه نکرد با برنده دوم مناقصه قرارداد منعقد شود. برای تمام مراحل مذکور، ضوابط دقیقی از سوی قانون‌گذار در قانون برگزاری مناقصات و مقررات مربوطه تعیین شده است که چنانچه ضوابط و مقررات مربوطه رعایت نشود، ضمانت اجرای تجدید و یا لغو مناقصه مقرر شده است. مواردی مانند امتناع برندگان اول و دوم مناقصه از انعقاد قرارداد یا بالا بودن قیمت‌ها به نحوی که توجیه اقتصادی طرح منتفی شود یا کم بودن تعداد مناقصه‌گران از حد نصاب تعیین شده در اسناد مناقصه سبب می‌شود تا مناقصه تجدید شود و همچنین مواردی از قبیل مرتفع شدن نیاز مناقصه‌گزار به موضوع مورد مناقصه (اعم از کالا یا خدمت) یا پیشامدهای غیر متعارف نظیر جنگ، زلزله و سیل موجب لغو مناقصه می‌شود. هرگاه هر یک از مناقصه‌گران نسبت به اجرا نشدن مقررات قانونی در مناقصه ها اعتراض داشته باشد می‌تواند به رئیس دستگاه مناقصه‌گزار شکایت کند که در این صورت مناقصه گزار موظف است، ظرف ۱۵روز کاری از تاریخ دریافت شکایت، رسیدگی‌های لازم را به عمل آورد و در صورت وارد دانستن اعتراض، مطابق مقررات مربوطه اقدام کند و در صورتی که شکایت را وارد تشخیص ندهد، جوابیه لازم را به شاکی اعلام کند. در صورت عدم پذیرش جوابیه دستگاه مناقصه‌گزار توسط شاکی، هیئت رسیدگی به شکایات موضوع را بررسی و رأی قطعی را اعلام می‌کند.
نکته اساسی و مهم از طرح این مباحث بررسی مرحله سوم، یعنی تهیه اسناد مناقصه می‌باشد. در این مرحله مناقصه گزار، فرمهای مربوط به پیشنهاد های فنی و مالی را طراحی می‌کند که به منظور تکمیل اسناد مذکور در اختیار مناقصه گران قرار داده شود.